Achter de schermen bij The Passion in Zeeland

Donderdag 17 april, 17:00 uur. Het Stadhuisplein gonst van de activiteit. Terwijl het publiek nog buiten de hekken staat, wordt er volop gerepeteerd. Technici, artiesten en crewleden maken zich klaar voor wat die avond live te zien zal zijn in heel Nederland: The Passion 2025. 

Maandenlang voorbereiden
De leden van het CoPI (Commando Plaats Incident) worden rond vijf uur opgehaald via de nooduitgang door de veiligheidscoördinator van het evenement. Tijd voor het eerste – en hopelijk enige – veiligheidsoverleg van de dag. Marc Nagelkerke was betrokken als onze evenementencoördinator. Hij verzorgt plannen als het gaat om welke crisisfunctionaris wanneer aanwezig is en beoordeelt de veiligheidsplannen van de organisatie van het evenement. Dit doet hij uiteraard met de vele collega’s binnen Veiligheidsregio Zeeland. Marc: “Na maanden van voorbereiding was het eindelijk zover.” 

Van risicoanalyse tot draaiboeken 
“Onze betrokkenheid begon al in oktober. Toen werden we samen met andere hulpdiensten en crisispartners bijgepraat over de eerste plannen: de locatie, de processieroute en alle ideeën van de producent. Wij hebben die beoordeeld en vanuit onze rol gekeken naar aanvullende risico’s. De afdeling risicobeheersing kijkt bijvoorbeeld naar de bereikbaarheid van nooduitgangen. Ook de inrichting van het terrein is een onderdeel van het plan.” Logisch, want gezien de locatie moeten mensen natuurlijk wel hun huis uit en in kunnen. Ook hulpdiensten moeten bij incidenten deze locaties kunnen bereiken.  

In het najaar volgde een uitgebreide risicoanalyse tijdens een overleg van de Taakgroep Grote Evenementen, samen met de gemeente en de veiligheidsorganisatie van het evenement. De risico’s die daaruit kwamen – denk aan crowdmanagement bij het podium, verkeersstromen, of bijvoorbeeld extreem weer – zijn daarna verder uitgewerkt in werkgroepen. Daarbij worden maatregelen opgesteld, draaiboeken gemaakt en alles vastgelegd in plattegronden.  
Dat dit een eenmalig evenement was maakte het uniek. De meeste grote evenementen en festivals zoals Concert at Sea en Hrieps zitten diep in het systeem van de collega’s. Dit vroeg om een andere aanpak en maatwerk. Je hebt maar één kans om het goed te doen. Mocht er iets gebeuren stonden we natuurlijk vol vertrouwen klaar om alles te coördineren. Dat stond allemaal in het plan van Marc en zijn collega’s: wie is wanneer aanwezig, wat doet het CoPI precies, en welke ondersteuning is er geregeld? 

Samen oefenen, samen uitvoeren 
De weken voor het evenement stonden in het teken van afstemmen en oefenen. Dit werd verzorgd door onze collega’s van de afdeling Multidisciplinair Opleiden, Trainen en Oefenen (MOTO). Marc: "We gaven een multidisciplinaire briefing aan alle betrokken sleutelfunctionarissen, gevolgd door een TableTop-oefening.” Multidisciplinaire briefing betekent een uitleg over en aan álle betrokken hulpdiensten over wie wat doet. “In de TableTop-oefening bespraken we vervolgens wat er kon gebeuren en hoe we dit zouden oplossen. We oefenden daarbij scenario’s zoals hevige regenval, een demonstratie tijdens de live-uitzending en een brand in de nabijheid van het evenemententerrein.” Zoals eerder benoemd had de organisatie zelf ook hun eigen veiligheids- en verkeersplannen opgesteld.  

Tijdens The Passion in Zeeland
Op de dag zelf zat een deel van ons team grotendeels in de tijdelijke meldkamer, samen met de beveiliging, EHBO en politie-liaison (tussenpersoon politie en crisisorganisatie). Vanuit de meldkamer wordt overzicht gehouden en informeren we de CoPI-leden waar nodig. “Toch lukte het af en toe om even naar buiten te glippen – buiten beeld van de camera’s – om de sfeer op het plein zelf te ervaren”.

Om ervoor te zorgen dat iedereen binnen de crisisorganisatie op de hoogte is van wat er speelt qua risico’s maken we gebruik van het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS). Daarin gaven we onder andere het weer door, de windrichting (voor bijvoorbeeld brand) en natuurlijk de sfeer bij het publiek. In het veld stonden collega’s als extra ogen en oren.
Hier ligt een rol voor onze evenementencoördinator. Hij beschikt over de noodzakelijke kennis van de veiligheidsplannen, draaiboeken maar ook de regionale planvorming. Marc vervult een verbindende rol tussen de organisatie en hulpdiensten. Tijdens het evenement heeft hij vooral een rol bij dat laatste. Plannen en voorbereiding liggen er inmiddels al. “Als ik in het veld sta is het geweldig om te zien hoe al die voorbereiding zijn vruchten afwerpt. De live-uitzending gaf daarbij net dat beetje extra spanning – gezonde spanning gelukkig. Onze crisisorganisatie stond namelijk uiteraard vol vertrouwen klaar als er iets zou gebeuren.” 

Terugkijken 
Wat Marc vooral bij blijft? “De soepele samenwerking, het onderlinge vertrouwen en de stevige voorbereiding. Alles zat goed in elkaar.” Natuurlijk volgt er nog een evaluatie met de organisatie, maar we kijken nu al terug op een bijzonder en geslaagd evenement. 

--- Geschreven door:
Marc Nagelkerke - evenementencoördinator
Nick Leppers - communicatieadviseur