Ismay - informatiemanager ROT

Van eerste melding naar compleet beeld

Een grote brand, een incident op het water of een situatie waarbij meerdere hulpdiensten moeten samenwerken. Vanaf GRIP 2 zorgt Ismay de Ridder dat de juiste mensen beschikken over de juiste informatie terwijl buiten de hectiek toeneemt.

Vaak krijgt Ismay al vroeg een waarschuwing dat er sprake is van een dreiging, maar juist dit is lastig omdat er dan eigenlijk nog niks daadwerkelijk is gebeurd. "Dan kan ik al contacten en informatie verzamelen voor als de situatie escaleert. Daarom wil ik al zo vroeg mogelijk weten wat er aan de hand is, wie erbij betrokken zijn en wie geïnformeerd moet worden. Toch betekent een dreiging grotendeels op je handen blijven zitten en de situatie monitoren. Dat is anders dan bij een zogenaamd flitsincident waarbij bijvoorbeeld direct GRIP 2 wordt afgekondigd."

Binnen een half uur moet zij na een GRIP 2 opschaling aanwezig zijn op het Regionaal Crisiscentrum in Middelburg. Daar maakt zij deel uit van het Regionaal Operationeel Team, waar specialisten en leidinggevenden samenwerken om de crisis te beheersen.

" Als informatiemanager binnen Veiligheidsregio Zeeland probeer ik structuur in situaties te brengen waarin nog lang niet alles duidelijk is. Mijn taak is om overzicht te creëren. Ik leg contacten, verzamel informatie, controleer of die klopt en kan hier kritische vragen over stellen en zorg dat iedereen binnen de crisisorganisatie beschikt over hetzelfde actuele beeld."

De spil in het operationele team

Als informatiemanager ondersteunt zij de operationeel leider en zorgt zij er mede voor dat beslissingen worden genomen op basis van betrouwbare informatie.

"Je bent eigenlijk de rechterhand van de operationeel leider. Ik ben verantwoordelijk voor het totale beeld van een incident en stuur het team van informatiemanagers aan. Hiervoor heb ik onder andere veel contact met de operationeel leider, met de andere informatiemanagers en met de Calamiteiten Coördinator (CaCo) op de meldkamer. Dit is erg prettig, want je kan zo ook zaken aan elkaar voorleggen en elkaar helpen."

Dat is vaak uitdagender dan het klinkt. Tijdens een incident komt informatie vanuit verschillende bronnen binnen: meldingen, foto's, camerabeelden en informatie van partners. Niet alles klopt direct of is volledig.

"Dan moet je scherp blijven. Is dit geverifieerd?  Is dit nog actueel? Zijn we nog op de juiste manier opgeschaald? Dat blijven voortdurend belangrijke vragen."

Juist omdat bestuurders en hulpdiensten afhankelijk zijn van de informatie die wordt gedeeld, heeft haar werk direct invloed op de keuzes die worden gemaakt.

Vooruitdenken tijdens een crisis

"Waar het Commando Plaats Incident (CoPI) zich vooral richt op wat er gebeurt op de incidentlocatie, kijkt het ROT naar het effectgebied. Welke gevolgen kan het incident hebben voor de omgeving over een x aantal uur? Welke organisaties moeten mogelijk aansluiten? En wat gebeurt er als de situatie groter wordt? Je probeert ook in scenario's te denken. Dat maakt het werk ontzettend interessant."

Bij een maritiem incident kan dat betekenen dat niet alleen hulpdiensten betrokken zijn, maar ook organisaties zoals Rijkswaterstaat of North Sea Port. Door vooruit te denken helpt het om onaangename verrassingen voor te zijn en tijdig de juiste maatregelen te nemen.

Het gouden uur

Volgens Ismay ligt de grootste uitdaging in de eerste fase van een incident. Het eerste uur wordt binnen de crisisorganisatie niet voor niets het gouden uur genoemd. Er is dan vaak nog veel onduidelijk, terwijl er in een Commando Plaats Incident (CoPI) en Regionaal Operationeel Team (ROT) en vanaf GRIP 3 ook in een Beleidsteam (BT) wel belangrijke besluiten moeten worden genomen.

"Juist in die fase speelt informatiemanagement een cruciale rol. Terwijl de hulpdiensten zich richten op de bestrijding van het incident, zorgen informatiemanagers ervoor dat alle betrokken partijen beschikken over een zo compleet en actueel mogelijk beeld van de situatie in een Landelijk Crisismanagement Systeem (LCMS). Dat vraagt om snel schakelen, hoofd- en bijzaken van elkaar scheiden en weten waar je welke ontbrekende informatie vandaan moet halen. Dit is volgens mij ook wel één van de kwaliteiten die je moet bezitten als Informatiemanager ROT."

Makkelijk te combineren met werk?

Naast haar piketfunctie als informatiemanager werkt Ismay als specialist nucleaire veiligheid en is zij actief binnen het Rope Rescue Team. Die combinatie maakt haar werk veelzijdig: ze houdt zich bezig met het voorbereiden op mogelijke risico's, maar staat ook klaar wanneer een incident (op hoogte) plaatsvindt.

Door de jaren heen heeft ze ontdekt dat één aspect steeds terugkomt in haar werk: overzicht creëren in complexe situaties. Ze haalt er voldoening uit om structuur aan te brengen, informatie te ordenen en ervoor te zorgen dat iedereen vanuit hetzelfde beeld werkt. Daarmee helpt Ismay teams om onder druk weloverwogen beslissingen te nemen.

"Als het lukt om in een complexe situatie structuur aan te brengen en daarmee het team verder te helpen, geeft dat veel voldoening. Bovendien sta je er uiteraard niet alleen voor. Goed informatiemanagement staat of valt met het actief en tijdig delen van relevante informatie tussen alle betrokken partijen."